martes, 6 de diciembre de 2011

Gestión bibliográfica

La gestión de la bibliografía es algo que hasta ahora no me había preocupado mucho, pero que empieza a verse en el horizonte como un problema al que voy a tener que hacer frente. Por ello, y de cara a los que se vean en la misma situación voy a tratar de reproducir una explicación que nos dio hace unos días un profesor en la clase de Estilística.
Así que aquí comienza el "curso rápido" de gestión bibliográfica en Word 2007.


En primer lugar hemos de crear una base de datos que incluya los títulos que vamos a citar a lo largo de nuestro texto. Para lograr tal objetivo, hemos de pulsar en la pestaña Referencias de la barra de herramientas y, una vez allí, seleccionar Bibliografía y, dentro de esta, Administrar fuentes.
Nos tiene que salir algo parecido a esto:

Como veréis, no existe ninguna fuente en la base de datos, por lo que deberemos seleccionar la opción Nuevo... Al ejecutar este comando, nos surgirá una ventana donde se nos pedirá que introduzcamos los datos relativos a Tipo de fuente bibliográfica (podemos elegir libro o sitio web entre las diferentes posibilidades que nos ofrece una lista desplegable). Los campos que tendremos que rellenar variarán en función de la fuente elegida. Para esta explicación seleccionaremos libro.

Una vez seleccionada esta opción, deberemos introducir los datos referentes al autor. Para ello podemos optar por clicar sobre Editar..., porque de esta manera nos aparecerá una ventana emergente y la citación de nombre y apellidos será la correcta.

De este modo, vamos completando todos los campos. En los casos de Editor y Traductor (si los hubiera), procederemos como con Autor. Poco a poco tiene que ir quedándonos una ficha tipo la siguiente:


Una vez completada todas las fichas, cosa que deberíamos hacer antes de empezar el texto, ya tenemos a nuestra disposición la bibliografía, que podremos citar a lo largo de nuestra obra de una forma muy sencilla: Nos situamos al lado de las palabras que necesitan referencia y luego seleccionamos la opción Insertar cita de la pestaña Referencias de la barra superior y aparece automáticamente.

En este caso, vamos a tomar como cita un fragmento del típico texto para borradores Lorem ipsum, también llamado lipsum, que para los que no lo sepan, se puede introducir de forma rápida escribiendo en un nuevo párrafo =lorem() y pulsando Enter (más información aquí). Nos tiene que quedar algo así.


Puede darse el caso de que si manejamos un gran número de fuentes, no sepamos cuáles hemos utilizado y cuáles no. Por ello, el propio administrador de fuentes que antes hemos utilizado para introducir todos los datos, nos ofrece la posibilidad de saber cuáles son mediante una señal de verificación al lado de las fuentes que sí aparecen en nuestro texto.
 
Vemos que hemos utilizado solo una de las fuentes

Por fin hemos acabado el texto y hemos incluido todas las citas, ¿y ahora qué? Resulta que como hemos hecho una gestión inicial, ahora podemos introducir la bibliografía -que a los estudiantes poco experimentados nos puede parecer un rollazo que no sirve para nada, pero aprenderemos que no es así-. Para insertarla, buscamos de nuevo la pestaña Referencias y en el apartado de Citas y bibliografía, seleccionamos el desplegable Bibliografia y, después, Insertar bibliografía.


Et voilà ! Nuestra bibliografía queda incorporada de forma automática. Como nota destacar que se incluyen todos los datos del administrador de fuentes, del autor depende separar las utilizadas de las no utilizadas.


Otra ventaja de utilizar MS Word para la gestión bibliografica es que nos permite cambiar entre los distintos formatos con solo pulsar Estilo en la pestaña Referencias. Para el ejemplo hemos utilizado el formato APA, pero también tenemos disponibles Chicago e ISO 690, entre otros. Si seleccionamos cualquiera de estos otros formatos, de forma automática cambia no solo la lista de la bibliografía, sino también las citas a lo largo del texto.

Captura para ilustrar el formato Chicago en comparación al APA anterior

Por último, pero no por ello menos importante, vamos a ver cómo podemos transportar las fuentes. Y es que, para un artículo o un texto puntual puede no parecer relevante, pero a la hora de elaborar trabajos de mayor extensión, puede que nos veamos obligados a estar en varios ordenadores y, sinceramente, tener que incluir cada vez todas las fuentes resulta un verdadero engorro.
Así que, para evitar repetir esta tarea, buscamos el archivo entrando una vez más en el administrador de fuentes. Allí, se nos ofrece la opción Examinar..., la pulsamos y nos sale una ventana en la que tenemos un archivo en .xml que se llama sources (o algo semejante). Este archivo lo podemos copiar y pegar en el nuevo destino, de manera que todo el trabajo de introducción de datos... ¡lo realizamos una sola vez!


Ya está. Ahora podemos gestionar mucho más fácilmente nuestra bibliografía a la hora de hacer cualquier trabajo.

Al igual que la bibliografía, también son importantes los agradecimientos. En este caso, se los debo a mis profesores de la asignatura de Estilística por explicarnos un nuevo uso del Word y a mi compañera y amiga Katherine por haber tomado los apuntes que han permitido que no me dejara nada en el tintero.

Espero que la entrada os resulte útil y perdonad si me limito a MS Word 2007, no conozco el funcionamiento en otros programas.

Un saludo y hasta la próxima :)

8 comentarios:

  1. Tiene pinta de ser bastante cómodo una vez hecha la base de datos. Nosotros le damos importancia a la bibliografía, pero no sabía que se podía hacer esto, y dudo que mis profesores lo sepa.
    Siempre he incluido la bibliografía a mano a base de notas al pie y copiar la referencia completa en la última página, pero tampoco es que haya hecho grandes trabajos llenos de bibliografía donde eso me complicase la vida. Nosotros somos más de interpretación y creación, tiramos de bibliografía pero solamente como una base muy pequeña.

    Saludos :)

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  2. Yo hasta el momento he hecho lo que tú porque he trabajado con pocos documentos que tuviera que incluir, pero de cara al futuro puede resultar útil, ¿no?

    Saludos también para ti :)

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  3. Muy útil, la verdad, yo también lo desconocía, y me va a venir perfecto para cierto trabajo que tengo que hacer próximamente en el que tengo que hacer hincapié en la bibliografía.

    Yo antes usaba http://www.bibme.org/ pero ahora me parece que me cambiaré a este sistema, o al menos los complementaré.

    Lo dicho, ¡gracias!

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  4. Me alegro de que te sea útil la entrada.
    Lo cierto es que yo también desconocía tu método, así que hemos aprendido cosas los dos :)

    ¡Gracias a ti!

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  5. Hola Sandra, gracias por compartir tu trabajo con los demás.
    Tengo una duda, cuando quiera copiar y pegar el archivo en .xml a otro documento o a otro equipo, ¿sabes como se introduce en éste? desde la pestaña examinar también ?
    Gracias de nuevo

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  6. Hola, Carmen:
    Muchas gracias a ti por venir al blog.
    Sí, para transportar las fuentes, copias el archivo y en examinar del nuevo equipo, lo pegas.

    Un saludo :)

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